Video Tutorial CRM

Subito dopo aver effettuato l’autenticazione con le proprie credenziali si accede alla home page del sistema, nella quale sono riportate le icone per tutte le funzionalità. E’ possibile accedervi anche dal menù laterale che resterà sempre disponibile in tutte le schermate (e che può essere ridotto per ampliare la visuale). Per tornare a questa pagina basterà cliccare sul logo Lattes in alto a sinistra.
Il sistema non chiederà di svolgere il login ad ogni accesso, ma la sessione resterà salvata (a meno che non si cambi browser o si cancellino i cookie); per effettuare il logout dal sistema cliccare sull’icona in alto a destra.

In ogni schermata saranno disponibili le notifiche (pulsante in alto) con il numero di notifiche non lette. Le notifiche sono messaggi informativi inviati direttamente dal team Lattes riguardanti novità editoriali, nuove funzionalità, informazioni tecniche od organizzative. Le stesse comunicazioni arriveranno anche per email all’indirizzo dell’agenzia.

Il portfolio permette di accedere a tutti i dati dei docenti Lattes della propria provincia (o proprie provincie) di appartenenza, a prescindere che il docente sia stato approvato o meno dalla propria agenzia. I filtri principali riguardano la tipologia di scuola o il nome della scuola e permettono di selezionare soltanto i docenti che rispondono a quanto indicato. Successivamente si possono filtrare ulteriormente i docenti utilizzando qualsiasi campo della tabella. Per filtrare basta cliccare sulla lente accanto all’etichetta di colonna e cercare una parola (o selezionarla dall’elenco); i suggerimenti aiuteranno nella ricerca.

Si può filtrare su più campi allo stesso tempo: in questo caso saranno mostrati soltanto i docenti che rispondono a tutti i filtri contemporaneamente. Per annullare un filtro basta cliccare nuovamente sulla lente e premere il tasto “Reset”. Sarà necessario annullare ogni singolo filtro per poter visualizzare nuovamente tutti i docenti.
Dopo aver selezionato un sottogruppo di docenti tramite i filtri di ricerca, si possono aggiungere ad una lista, così da poter svolgere azioni ripetute su quel gruppo. Per farlo basta premere il pulsante “Aggiungi a lista”. Se non si seleziona alcun docente saranno aggiunti tutti i docenti della selezione corrente. In alternativa posso selezionare solo alcuni docenti dal gruppo premendo sui singoli quadratini di selezione accanto al nome di ogni docente.

Per ciascun docente è disponibile la scheda informativa (cliccando sul pulsante “i”) che riassume tutti i dati a disposizione, comprese le liste di appartenenza, le newsletter inviate e i saggi assegnati. Nel caso ci sia la necessità di aggiornare i dati del docente si può effettuare una segnalazione tramite l’apposito form disponibile sempre nella scheda docente: il team Lattes provvederà a verificare la modifica richiesta e ad apportarla nel database.

Nel portfolio docenti è disponibile il pulsante “Importa docenti”. Utilizzando questa funzionalità sarà possibile importare nel sistema una propria lista di docenti. Questi docenti saranno disponibili unicamente per la propria agenzia di appartenenza e non saranno visibili dalle altre agenzie o dal team Lattes. L’agenzia di riferimento troverà i docenti importati nel proprio portfolio (la spunta “importato” alla sinistra del nome del docente indicherà che si tratta di docenti importati) e potrà utilizzarli per tutte le funzionalità del sistema (es: assegnazione saggi, invio newsletter). I docenti importati non avranno accesso ai sistemi Lattes: per poter accedervi dovranno effettuare una regolare registrazione sul sito Lattes ed essere approvati dall’agenzia di riferimento, accettando le condizioni privacy e i termini di utilizzo; soltanto a questo punto il docente entrerà a far parte del database Lattes e sarà visibile a tutte le agenzie.

Per importare i docenti nel portfolio basta cliccare sul pulsante “Importa docenti” e caricare il file .csv contenente la propria lista. Nel pannello che si apre sono indicati i campi disponibili: sarà possibile caricare unicamente docenti appartenenti alla propria provincia. Cliccando sul pulsante “Scarica modello” sarà possibile scaricare un file di esempio da compilare per poter importare i docenti. 
 I docenti le cui email sono già presenti nel sistema non saranno importati.

In questa sezione sarà possibile preregistrare un docente inserendo Nome, Cognome ed Email Preregistrando un docente si attesta che quell’indirizzo email appartiene ad un utente verificato. Una volta inseriti i sui dati, il sistema provvederà automaticamente ad inviargli un’email contenente un link tramite il quale completare la registrazione ai sistemi Lattes. Cliccando il link si accederà alla pagina di registrazione dove i campi già inseriti dall’agente risulteranno precompilati: il docente dovrà solo completare gli altri dati personali (es. scuola, materie insegnate, ecc…) ed accettare privacy e termini e condizioni dei servizi Lattes. Una volta compilato il form l’utente potrà accedere direttamente al Teachbox e agli altri servizi, dato che era stato già verificato dall’agente di riferimento tramite la preregistrazione.

Quando un docente non preapprovato dal proprio agente di riferimento desidera iscriversi ai servizi Lattes, potrà farlo secondo due modalità: inserendo un’email istituzionale @posta.istruzione.it o inserendo la propria email personale. Nel primo caso il docente risulterà già approvato e potrà accedere subito ai servizi, mentre nel secondo caso sarà necessaria la verifica da parte di un agente della propria provincia di appartenenza.
Nella sezione “Approvazione docenti” compariranno tutte le richieste di approvazione di docenti appartenenti alla propria provincia di riferimento. Sarà possibile visualizzare i loro dati, in modo da accertarsi che siano docenti verificati. Successivamente a questa verifica si potrà scegliere se approvare o eliminare il docente, che in entrambi i casi riceverà un’email di conferma o di diniego.

In questa sezione sarà possibile assegnare saggi digitali a un singolo docente o a una delle proprie liste di docenti. Dopo aver selezionato il docente (cercando la sua email) o la lista, sarà possibile scegliere quali saggi assegnare, cliccando sul pulsante “+” presente accanto a ciascun titolo. È possibile ricercare i saggi per titolo o per ISBN. I saggi scelti finiranno nel “carrello” di assegnazione, disponibile a sinistra. Cliccando sulla scritta “Saggi selezionati” sarà possibile revisionare i saggi scelti e rimuoverli all’occorrenza. Infine basterà cliccare su “Assegna saggi” per completare l’operazione.

La lista dei saggi assegnati ad ogni singolo docente sarà disponibile nella scheda docente del portfolio o nella sezione “Saggi assegnati” (funzionalità non ancora attive ma presto disponibili).

Questa sezione è disponibile unicamente al capo agenzia che riceverà i propri dati di accesso direttamente da Lattes Editori e avrà a disposizione un pannello amministratore “master” completo. Il capo agenzia potrà poi creare un numero illimitato di account per i propri agenti, scegliendo quali delle proprie provincie assegnargli e le credenziali di accesso. Ogni subagente potrà accedere al sistema con le proprie credenziali personali e accedere a tutte le funzionalità del per i docenti della propria provincia. Il subagente non potrà creare altri subagenti, modificare le proprie credenziali o rimuovere il suo account, operazioni che potrà svolgere solo il capo agenzia con l’account master. Il capo agenzia avrà anche a disposizione le informazioni relative alle newsletter inviate, ai docenti caricati nel sistema e ai saggi assegnati da ogni subagente. Potrà infine visualizzare i docenti approvati o preregistrati da ogni singolo subagente, all’interno del pannello “Liste”, così da poter svolgere azioni mirate su questo insieme di docenti.
Eliminando un subagente i docenti approvati o caricati da quell’utente saranno assegnati alla propria agenzia di riferimento e non saranno cancellati. La lista docenti relativa al subagente eliminato resterà disponibile e non sarà eliminata automaticamente.

Questa sezione contiene un elenco di materiali disponibili per il download dedicati agli agenti Lattes Editori. Accedendo alla sezione saranno disponibili le varie categorie di materiale: entrando in una categoria sarà possibile scaricare ciascun file nel proprio dispositivo, così da poterlo utilizzare o condividere a piacimento.

Le liste docenti sono dei contenitori che raccolgono un sottoinsieme degli utenti disponibili nel proprio portfolio e possono essere utilizzate, all’interno di tutto il gestionale, per azioni massive, ossia operazioni ripetute su più utenti allo stesso tempo (come ad esempio assegnazione saggi a più docenti contemporaneamente o invio newsletter). Saranno disponibili due insiemi di liste: le liste automatiche e le liste personalizzate. Del primo insieme fanno parte liste suddivise per materia e per provincia: queste liste non possono essere cancellate o modificate dall’utente, ma si alimentano automaticamente qualora un utente si aggiunga al portfolio (nuovo docente approvato o preregistrato). Sarà disponibile anche una lista automatica con il proprio nome, che comprende tutti i docenti approvati o preapprovati da quell’agente nel corso del tempo.

Le liste personalizzate invece possono essere create cliccando sul pulsante “Crea lista” e permettono di raccogliere un gruppo di docenti con caratteristiche a propria scelta. Per aggiungere docenti ad una lista, dopo averla creata, è necessario accedere al portfolio docenti e seguire le operazioni di aggiunta (vedi il paragrafo sul portfolio docenti).
Successivamente sarà sempre possibile aggiungere nuovi docenti ad una lista personalizzata o rimuovere docenti esistenti. Al contrario delle liste automatiche le liste personalizzate non si alimentano automaticamente: prima di una qualsiasi azione sulla lista è bene valutare se sia aggiornata o meno, accedendo al portfolio docenti e ripetendo le operazioni di filtro e assegnazione ala lista. Solo i nuovi docenti saranno inseriti nella lista.
Un docente può appartenere ad una o più liste che sono sempre indicate nel portfolio docenti o nella scheda del docente.

Il gestionale Lattes Editori è accessibile tramite il web utilizzando un qualsiasi dispositivo (sia desktop che mobile) e un qualsiasi browser aggiornato, anche se si consigliano Google Chrome o Mozilla Firefox per una visione ottimale.

Dato che il sistema è sviluppato tramite una nuova tecnologia chiamata “Progressive web app” sarà possibile installarlo anche sui propri dispositivi e aprirlo come un normale programma (la connessione internet sarà richiesta anche in questo caso per il funzionamento del sistema).
In seguito all’installazione non sarà richiesto di effettuare il login all’apertura del sistema o di accedere all’url di riferimento, ma si potrà entrare direttamente dall’icona sul desktop o nel dock.

Per installare il sistema su pc è necessario accedervi con il browser Google Chrome e cliccare sull’icona con il “+” accanto all’indirizzo del sito nella barra delle URL, confermando la volontà di installare l’app. A questo punto l’app sarà disponibile sul desktop e nel menù “Programmi” del dispositivo, come un normale applicativo.
La stessa procedura è disponibile per il proprio dispositivo mobile, senza accedere agli store Apple o Google. Basterà digitare l’url del gestionale nell’app Chrome precedentemente installata, effettuare il login e premere su “Aggiungi alla home”.